La limpieza de oficinas y despachos es un trabajo que debe llevar a cabo una empresa profesional especializada, ya que en los lugares como los bufetes de abogados puede existir documentación susceptible de confidencialidad.
Las empresas de limpieza de oficinas y despachos deben garantizar la seguridad de cualquier información confidencial generada en el lugar donde se va a desarrollar su labor y este compromiso se debe materializar a la hora de firmar su contratación.
Asimismo, en los despachos se deben tomar ciertas precauciones como, proceder a la destrucción de cualquier material que se quede obsoleto antes de que la empresa de limpieza de oficinas y despachos comience su trabajo.
Es conviene adquirir una trituradora de papel para el despacho. Pueden encontrarse fácilmente en el mercado y permiten la destrucción de documentos que por motivo que sea deban ser eliminados. Posteriormente, estos restos de papel podrán ser retirados por la empresa de limpieza mediante su proceso habitual de reciclaje de papel.
Hay que destacar que existen distintos niveles de seguridad según los datos que maneje la empresa, por lo que algunas trituradoras no serán suficientes. Si el nivel de seguridad de la empresa es bajo bastará con que la trituradora haga tiras de papel, mientras que, si el nivel es alto, las hojas se deberán reducir a un tamaño que no permitan su reconstrucción.
Asimismo, la Ley Orgánica de Protección de Datos regula las relaciones con los proveedores de la empresa, en concreto con las empresas de limpieza, donde se recoge que “no exista acceso o tratamiento de datos de los ficheros de la empresa, pero si puede haber acceso a los lugares de trabajo donde estén los datos, en cuyo caso se deberá hacer constar el compromiso de no acceder, ni almacenar, ni copiar, … a los mismos” .
